Вконтакте
Одноклассники
Не теряйте драгоценного времени
По словам кого-то из великих людей, самым серьезным преступлением является не кража имущества, а кража времени. Печально, но это преступление мы с вами совершаем каждый день.
Как много полезного и нужного людям можно было сделать в то время, когда мы торчим у телевизионных экранов или занимаемся пустыми мелочными делами.
К сожалению, вернуть ушедшие впустую часы, дни, годы невозможно. Зато можно научиться проводить с пользой время, которое у нас осталось.
Организация времени невероятно важна для современного человека. О том, как правильно организовать свою жизнь, не тратя времени даром, и пойдет речь в этой статье.
Управление временем это привычка, которую можно приобрести!
Чтобы научиться эффективно использовать время, рассмотрим, чем же занят современный человек все 24 часа в сутки.
Итак, рабочий день отнимает от 8 до 12 часов. Из них действительно полезной деятельности отводится 4-6 часов. Все остальное время у нас уходит на перекуры, разговоры, кофе, попытки разобраться в задании шефа и настроиться на рабочий лад.
На то, чтобы добраться на работу и вернуться домой, жители больших городов тратят от 30 минут до 2-х часов.
Обеденный перерыв занимает один час. Хотя сам прием пищи длится не более 20 минут: остальное время уходит на дорогу, очередь в кафе, перекуры и т.д.
Домашние дела отнимают у представительниц прекрасного пола от 4 до 5 часов. Женщины, имеющие детей, тратят времени еще больше.
На сон остается 4-7 часов.
Как видим, график довольно плотный. Однако и при таком раскладе многие ухитряются терять уйму времени. «Каким образом?», – спросите вы. Ниже представлен своеобразный рейтинг самых пустых дел, от которых легко можно отказаться:
>>Измените то, что поступает в ваш мозг, и тогда сможете изменить то, что в нем рождается.
Зиг Зиглар<<
Впрочем, этот список можно продолжать до бесконечности. Каждый из нас может назвать еще десятки видов деятельности, из-за которых мы теряем огромное количество бесценных минут жизни.
Проанализировав существующее положение вещей, вряд ли кто-то захочет часть жизни посвятить вещам бесполезным, без которых спокойно можно обойтись.
Так в чем же дело? Давайте научимся рационально использовать каждое драгоценное мгновение жизни, организуем время так, чтобы использовать его максимально эффективно!
Эффективное управление временем
Тайм-менеджмент – науку о правильном распределении времени уже давно взяли на вооружение бизнесмены, которые хотят достигнуть ощутимых результатов в своей деятельности. Пригодится она и всем тем, кто хочет более рационально организовать свое время, не терять ни одной минуты зря.
Это касается и домохозяек, мам в декрете, а особенно тех, кто любит полениться часок-другой и не успевает сделать запланированное.
Итак, практические советы по рациональной организации своего времени.
Возможно, вы еще не готовы признать, что теряете уйму времени. Сядьте вечером, распишите все, чем вы занимались днем по порядку, по минутам.
Увидев, сколько времени было потрачено на пустяки, вы будете поражены. А умножив это время на неделю, месяц, год, вы поймете, отчего до сих пор не добились в жизни поставленной цели, – и немедленно захотите все исправить. И это в ваших силах.
Помните: бережное отношение к времени станет залогом насыщенной, успешной жизни.
Вконтакте
Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.
Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.
Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.
Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.
Работать надо умнее, а не усерднее
Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.
Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.
Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.
Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.
Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.
Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.
Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.
Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.
Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.
Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).
Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.
Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.
Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.
Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.
Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.
Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!
Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.
Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .
Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.
Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.
Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.
В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.
Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.
«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.
Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.
Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.
Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.
Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.
Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.
Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.
Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.
Вообще-то тайм-менеджмент - противоречивое понятие. Конечно, мы не можем «управлять временем» - мы можем управлять только собой. Тайм-менеджмент - это управление собой. Ведь время как неизменная величина постоянно, неумолимо, неудержимо сворачивается. Остановитесь на несколько секунд.
Что только что произошло? Стрелки на часах вашей жизни продвинулись на два деления вперед - невозвратимо! Это плохо? Что бы вы об этом ни думали, что бы ни ощущали - вы не можете на это повлиять. Мы можем лишь, глядя в будущее, формировать наше обращение со временем в соответствии с нашими представлениями или, по меньшей мере, пытаться делать это.
Когда-то немецкие виноделы утверждали в плакатном рекламном слогане: «Жизнь слишком коротка, чтобы пить плохое вино». Поймите и вы.
Из работы на многих наших семинарах мы знаем, что вопросы о смысле в тайм-менеджменте и в управлении жизнью глубоко затрагивают все больше людей. Тайм-менеджмент - это гораздо больше, чем сортировка писем по важности.
Каково наше обращение со временем, сами ли мы формируем его или оно определяется извне - это зависит прежде всего от наших установок или нашего поведения, но также и от обстоятельств в окружающем нас мире. Конечно, мы не всегда можем так повлиять на мир вокруг нас, как нам хотелось бы, но вероятность того, что это удастся, всегда выше нуля.
Быть независимым в управлении временем значит в заданных рамках (которые вы, однако, также можете изменять) формировать свое время и тем самым - свою жизнь в соответствии с собственными представлениями и желаниями.
В США, а также постепенно и в немецкоязычных странах уже происходит смена парадигм - от тайм-менеджмента к психологии лидерства.
Смена парадигм:от «время - деньги» к «время - жизнь»
Известное выражение - «Time is Money» (время - деньги) - восходит к Бенджамину Франклину. Этой материалистической, количественной установке мы хотим противопоставить другой, качественный взгляд: «Time is Life». Ведь время для нас намного ценнее, чем деньги, его не вернуть, «время - жизнь».
Деньги, которые вы потеряли, вы всегда можете вернуть, время же - никогда. Если кто-нибудь попытается отнять у вас 200 евро, вы будете этому препятствовать, как сможете. Если же кто-то пытается украсть два часа времени, многие против этого не возражают, даже иногда благодарят. «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, - это похитители времени», - говорил еще Наполеон.
Ключевая проблема заключается в том, что из-за срочности, которой наполнена наша рабочая повседневность, мы рискуем впасть в деятельную горячку, а в таком состоянии нетрудно потерять из виду свои жизненные приоритеты. Каждый из тех, кто нас окружает, хочет получить все немедленно, лучше - позавчера. Мы собираемся позаботиться о действительно важных вещах, когда у нас наконец-то «будет время», но такого «времени для себя» у нас, в сущности, не бывает - никогда.
Оперативный тайм-менеджмент устраняет симптомы, но отнюдь не саму причину проблемы времени. Поначалу календарь, органайзер, ежедневник, отдельное рабочее место с компьютером и т. д., помогают вам держать под контролем текущие дела. При помощи соответствующих формуляров распорядка дня, списков нужных дел и обзоров ваших проектов вам, несомненно, удастся лучше управляться с рабочим временем. Вы регулярно планируете свой день, устанавливаете ясные приоритеты и решительно обходитесь с помехами и похитителями времени. В такой форме тайм-менеджмент пригоден для того, чтобы на долгое время повысить эффективность вашей деятельности, позволить вам правильно делать то, что вы делаете.
Но если вы концентрируете свое внимание не на том, на чем следует, вы по-прежнему находитесь в состоянии стресса, хотя и гораздо лучше организованного с профессиональной точки зрения - или, другими словами, «с теми же проблемами, но на более высоком уровне».
Определенного типа работники, чья деятельность связана с разъездами, постоянно сетуют на то, как они обходятся со своим временем: они проработали больше 70 часов в неделю, проехали больше 2000 километров на машине и посетили 37 клиентов.Остается неясным, чего они действительно достигли за это время, и это не вопрос продуктивности, а вопрос эффективности. Еще в 60-х годах Питер Ф. Друкер высказывался против установки «сделать всего понемножку» и призывал сконцентрироваться на решающих приоритетах («First Things First»). Поэтому работать эффективно - значит делать правильные вещи.
Представьте себе, что перед вами на землю падают купюры одна в 500 евро и множество по 5 евро. К какой бы вы бросились в первую очередь, если бы и другие прохожие могли схватить деньги? Естественно, к более крупной? Это было бы «эффективно», и точно так же поступил бы всякий.
Но чем вы занимались на работе на прошлой неделе, день за днем? Уделяли ли вы внимание «большим вещам», крупным купюрам - например, привлечению клиентов, - или же разрывались между множеством мелких второстепенных частностей?
Тот, кто считает, что если купить ежедневник или сходить на семинар по тайм-менеджменту, то времени станет действительно больше, чем раньше, - заблуждается. Потому что вы не можете управлять самим временем. В этом случае вы, конечно, будете работать продуктивнее, но совсем не обязательно - эффективнее. Решающий вопрос в том, на что вы потратите остающийся капитал времени вашей жизни и хотите ли вы придать вашей деятельности более высокий смысл. Так тайм-менеджмент превращается в управление временем.
Целостное управление временем и жизнью: модель временного баланса
Задача целостного управления временем и своей жизнью - не только найти время для всех важных сфер жизни (работа, семья, здоровье, вопрос о смысле), но также привести эти четыре сферы в равновесие и сохранять его.
Важные в этом плане идеи принадлежат Носсрату Пезешкяну, который, занимаясь названными четырьмя факторами, в своих межкультурных исследованиях постоянно возвращался к проблеме равновесия между профессиональной и частной жизнью.
Таблица. Четырежизненныхсферы: модель временного баланса
Отдельные жизненные сферы зависят друг от друга. Так, следствием перегрузки на работе станет невнимание к самочувствию, здоровью, а также ослабление личных контактов и отношений; без опоры на ясные представления о ценностях и смысле быстро и надолго снизятся личная мотивация и способность добиваться успеха.
Уделяя слишком много времени и сил достижению успеха, человек неизбежно пренебрегает другими жизненными сферами, а это, в свою очередь, негативно сказывается на его достижениях, и в результате «больше означает меньше».
Предположим, что все четыре сферы жизни в сумме составляют 100 %. Теперь представьте себе мысленно вашу нынешнюю жизненную ситуацию, то есть не то, чего бы вы хотели, а то, что есть в действительности:
По возможности не раздумывая, быстро разделите общую сумму - 100 % - на четыре жизненных сферы. Чем дольше вы возитесь с подсчетами, тем меньше доверия заслуживает результат.
Как выглядит ваш нынешний баланс времени? На «достижения и работу» часто приходится 50, 60 или 70%, иногда и больше; вопросам о смысле отводят, как правило, пять, десять или 15% (если вообще отводят). В нашей культуре принято ориентироваться не столько на смысл, сколько на успех. Разумеется, большинство из нас в трудоспособном возрасте, и поэтому успех имеет соответственно высокую значимость. Такое исключительно количественное неравенство сначала представляется вполне естественным и нормальным. Но проблему равновесия нельзя решить простымподсчетом, например, по формуле 100 разделить на число жизненных сфер - получим четыре равных части по 25% на каждую.
С точки зрения четырех жизненных сфер индивидуальный баланс удовлетворения воспринимается совершенно по-разному, а именно в соответствии с субъективно определяемым качеством времени. Час, пролетевший на вечернем концерте и доставивший исключительное удовольствие, обычно переживается по-иному, более интенсивно, чем заполнение «горячо любимой» налоговой декларации, отнимающее десять часов выходного дня.
Если одна или две жизненные сферы вышли из равновесия, это сказывается и на остальных.
Ключ к успеху - в равновесии всех четырех жизненных сфер.
В своих исследованиях по психосоматике, т. е. физическому взаимодействию между душой, телом и социальным окружением, Носсрат Пезешкян подчеркивает необходимость уделять достаточно времени и внимания всем четырем жизненным сферам, чтобы заранее предотвратить заболевания тела. По его мнению, в западных индустриальных обществах сложилась отчетливая иерархия этих сфер:
Первый уровень : достижения. Увлеченность профессией и работой, развитое чувство ответственности за взятые на себя задачи и желание не только оставаться в форме, но и совершенствоваться в профессиональном плане - все это побуждает человека уделять достижению успеха много сил и энергии. Отсутствие планирования, нереалистичные планы, неясные приоритеты, неэффективная методика работы, давление времени и неспокойная из-за отложенных обязательств совесть ведут к тому, что и после завершения трудового дня не удается отключиться от работы. Возникает временной стресс: проблемы и нерешенные дела человек приносит с собой домой, что мешает ему наслаждаться свободным временем. Это отрицательно сказывается на трех остальных жизненных сферах.
Второй уровень: здоровье . Многие люди не думают о здоровье до тех пор, пока они ничем не болеют. Нокогда в этой жизненной сфере что-то не ладится, мы понимаем, как важно быть здоровым. Поэтому все больше людей, как правило, под давлением обстоятельств, вынуждены отдавать значительную часть своего времени поддержанию или восстановлению здоровья. Впрочем, слишком часто это делается для того, чтобы получить возможность добиваться еще большего успеха в профессиональном отношении.
Третий уровень: общение. Контакты, имеющие большую значимость в качественном плане, - отношения с женой (мужем), детьми, родителями, друзьями, коллегами по работе и окружающими - в долгосрочной перспективе часто подвергаются угрозе.Погружение в работу, отгораживание от мира за газетой, профессиональные обязательства, из-за которых рабочий день становится длиннее, второй компьютер дома, «обязанность» поддерживать себя в хорошей физической форме, слишком долгие вечера за телевизором подтачивают временной капитал в этой сфере. Однако все больше людей болезненно осознают опасность отчуждения и изоляции в плане общения с другими людьми. Поэтому они начинают целенаправленно противодействовать этой угрозе.
Четвертый уровень: вопрос о смысле. Многие считают, что вопросу о ценностях, придающих смысл нашей жизни, и о целях, к которым мы стремимся, уделяется слишком мало внимания. Все больше людей начинают серьезнее и основательнее задумываться о собственном будущем или будущем своей семьи, об окружающей среде, о будущем человечества и вопросах веры.
Такую смену ценностей сегодня можно наблюдать во многих общественных сферах. Источником индивидуальных ценностей все чаще становится жизнь, наполненная смыслом, время для себя и для своей семьи. Вместо того чтобы переоценивать одну из жизненных сфер, люди стремятся привести все их к равновесию и гармонии.
В течение дня в вашем распоряжении определенное количество часов. Поэтому любое расширение одной из сфер потребует ограничить другую, и в лучшем случае, разумнее использовать ваш драгоценный капитал - время.Целостный тайм-менеджмент поможет вам лучше использовать свое время и поддерживать вашу жизнь в равновесии.
Лотар Й. Зайверт (Lothar J. Seiwert), профессор, руководитель консалтинговой фирмы Seiwert-Institut GmbH, один из ведущих немецких экспертов по тайм-менеджменту. Материал публикуется впервые в сокращенном и адаптированном переводе с немецкого
Каждый день мы просыпаемся и куда-то бежим, торопимся, стараемся переделать кучу дел, а времени катастрофически не хватает. Это состояние знакомо каждому в той или иной степени. Время стремительно несется вперед, и прожитых минут уже не вернуть назад. Как же научиться не тратить его на пустые и ненужные дела? Существует много способов управления временем, позволяющих повысить продуктивность, сберечь силы и нервы. Рассмотрим некоторые из этих способов.
Составляйте план того, что нужно сделать в течение дня, недели, месяца. Периодически сверяйтесь с планом и отмечайте то, что уже успели сделать. Учитесь выделять самое важное, группировать похожие дела в блоки, разбивать большие задачи на более мелкие. Анализируйте, удаляйте лишнее. Заведите ежедневник и записывайте все дела в него.
Проанализируйте, на что вы тратите свое время. Возьмите тетрадь и запишите все честно, подумайте, куда оно уходит впустую. Очень часто мы расходуем драгоценные минуты на звонки, сидение в социальных сетях, аське, курение. Постарайтесь свести к минимуму данные отвлекающие факторы или отказаться от них совсем. Откажитесь от телевизора или постоянного пребывания в интернете, и вы удивитесь, сколько у вас много свободного времени.
Время, проведенное в транспорте, автомобильных пробках, в ожидании кого-то используйте с пользой. Прочитайте книги, которые давно хотели прочитать. Если нет возможности читать, слушайте. В наше время есть много специальных приложений, которые вам в этом помогут.
Наведите порядок на своем рабочем месте. Очень часто мы тратим время на поиски нужного документа, ручки или других необходимых нам вещей. Самые нужные предметы держите всегда под рукой.
Учеными доказано, что наш мозг лучше всего работает утром, поэтом самые сложные или неприятные дела делайте утром , а оставшееся время сможете потратить на более приятные и легкие дела.
Боритесь со своей ленью, но не впадайте в крайности. Очень часто люди ограничивают себя во всем, отказываясь от музыки, походов в кино, общения. Не отказывайтесь от отдыха, совмещайте приятное и полезное. Небольшие перерывы в работе помогут освежить ваш мозг, привести в порядок мысли и начать работать более спешно. Занятия спортом можно, например, совмещать с прослушиванием любимой музыки или просмотром интересной передачи.
Научитесь говорить «нет». Очень часто мы берем на себя столько работы, что не можем с ней справиться. Научитесь отказываться от той работы, которая к вам не относится.
Ищите себе помощников. Если это возможно, переадресуйте некоторые дела кому-то другому. В качестве помощников могут также выступать разные полезные программы, записная книжка, смартфон, электронная почта.
Устанавливайте срок выполнения работы. Четкие сроки позволяют повысить продуктивность. Вспомните студентов во время сессии. Жесткие временные рамки мотивируют работать не отвлекаясь.
Некоторые дела можно автоматизировать , чтоб не отвлекаться на них постоянно. Например, можно установить программу, которая будет сообщать о новых письмах, чтобы не проверять почтовый ящик постоянно.
Учитесь у профессионалов. Наверняка есть более опытные люди в вашей сфере. Учитесь у них, новые знания и умения помогут выполнять вашу работу быстрее и продуктивнее.
У некоторых людей много времени уходит на подъем по утрам. Будильник звенит, а мы переворачиваемся на другой бок, и продолжаем спать. Приучите себя вставать сразу по звонку будильника, так вы избежите опозданий и получите дополнительное время. Постарайтесь ложиться спать не позже 23:00. Человек, который хорошо высыпается, работает гораздо продуктивнее.
Если взялись за что-то, то делайте сразу и не откладывайте дела на потом. Откладывание дел в долгий ящик ни к чему хорошему не приведет. Если это возможно, делайте все заранее. Отложенные дела очень часто переходят в категорию «срочно», когда откладывать больше нет возможности, и вы бросаетесь делать все и сразу, испытывая состояние стресса и волнения. Если будете браться то за одно, то за другое, вряд ли сможете добиться чего-то.
Избавляйтесь от ненужного. Выкидывайте лишний мусор на рабочем столе, старые бумаги, удаляйте ненужные письма, сообщения на телефоне. Все это замедляет ваше движение вперед.
Структурируйте информацию. Информация, разобранная на компьютере по отдельным папкам, и разложенные в шкафу документы в определенной структуре или просто вещи на вашем рабочем месте - все это поможет сэкономить время при поиске чего-то важного.
Возможно, у вас не все сразу будет получаться. Не сдавайтесь. Как только управление временем войдет в привычку, вы почувствуете себя более спокойным, успешным и уравновешенным человеком, вы будете меньше подвержены стрессам и вздохнете с облегчением.
НАТА КАРЛИНОткрывая глаза утром, какая мысль вас посещает первая? Как бы все успеть, что на сегодня запланировано. Сколько раз вы слышали от друзей, знакомых или сотрудников, что они «не знают, за что хвататься». Неумение людей распоряжаться временем – это бич современности. Причина этого – незнание. Как развиваются события у того, кто постоянно спешит, ничего не успевает и никогда не планирует? Схема очень простая:
Американский ученый, финансист и экономист П.Ф.Друкер сравнивал человека, который не планирует свой день с человеком, находящимся в темной комнате, где чувство времени теряется, сохраняется только чувство пространства. Он плывет по течению времени, но не замечает его бег. В том случае, если включить свет в комнате, человек старается самостоятельно посчитать ход времени, но опять ошибается.
Не откладывай на завтра.
Список дел составляйте заблаговременно. Сегодня вы знаете, что завтра вам необходимо достичь определенных целей. Поэтому список составляйте накануне дня «Х», желательно ежедневно. Придя на работу на следующий день, и придерживаясь пунктов списка, вы увеличите производительность собственного труда на 25%. Теперь вы знаете с какого дела .
Расставляйте приоритеты.
На протяжении дня появляются новые задачи, которые в срочном порядке необходимо исполнить. Вносите их в список, но учитывайте то, что в нем уже запланировано. Расставляйте приоритеты и выполняйте задачи по мере их значимости.
От одного дня до всей жизни.
Теперь вы знаете, как спланировать будущий день. Не останавливайтесь! Попробуйте составить план на следующую неделю, месяц, год, три года и так далее. Выполнить все пункты плана будет невозможно, Однако вы сформулируете в голове цели и задачи на это время, что поможет целенаправленно идти мечте и успеху.
Случалось у вас, что вы понимаете, что необходимо выполнить какую-то сложную и трудоемкую задачу, и она пугает вас своей масштабностью? Поэтому каждую глобальную цель делите на маленькие кусочки, и действуйте по порядку – от меньшего к большему. Помните пословицу бабушек о том, что глаза боятся, а руки делают? Это тот же принцип.
Формула успеха.
Вы можете вычислить, сколько времени вы сэкономите, если заранее запланируете дело. Для этого существует простой расчет:
Таким образом, до 90% времени вы сэкономите, если спланируете свой день заранее.
Для начала, человек определяет степень важности каждого запланированного дела и составить их в последовательности от самого значимого к менее значимому. После выполнения каждого отдельно взятого дела, оцените результаты. Для этого применяйте десятибалльную шкалу.
Для удобства расстановки приоритетов примените алфавит. Теперь точно будет понятно, какое из дел представляет важное, а с решением какой задачи можно повременить. Помните! Не беритесь за дело Б, когда не закончили дело А!
Можно каждый из пунктов делить на подпункты, дробя задачу на подзадачи.
Принуждаем себя работать эффективно
Если вы задались целью добиться успехов в планировании рабочего процесса, не позволяйте себе отвлекаться на мелочи. Придя на работу, сразу беритесь за 1 пункт в вашем списке дела. Трудитесь над ним до получения нужного результата. Не оставляйте на потом доработку дела, которым вы занимаетесь. Вы будете возвращаться к нему снова и снова, окончательно запутаетесь и так и не доведете намеченное до завершения.
Существуют люди, которые, как Юлий Цезарь, занимаются несколькими задачами одновременно. Однако это исключение из правил. Закон принудительной эффективности требует, чтобы человек брался последовательно за каждое дело и доводил его до конца. Большинство людей достигают высот в карьерном росте, используя свое время последовательно и целенаправленно.
По степени важности, дела классифицируются по следующим группам:
Важные и неотложные. Это те дела, не сделав которые, вы обрекаете себя на дальнейшие проблемы, решение которых у вас займет много больше времени, чем потребовалось бы до этого. Их нельзя откладывать, и в списке приоритетов такие цели являются первостепенными;
Важные, но могут подождать. Это те задачи, которые можно сегодня отложить, но назавтра они перекочуют в категорию выше. Отложив пару раз решение этих проблем, вы будете их решать в порядке первостепенной важности и неотложности;
Неотложные, но не важные. Это те задачи, которые никак не влияют на успех в достижении основной цели. Эффективность от выполнения таких дел минимальная, но у них есть неприятная особенность – они отнимают много драгоценного времени. Такие задачи перепоручают подчиненным или сокращают их количество;
Не важные и могут подождать. Эти дела вычеркивайте из списка или отдавайте на выполнение подчиненным. Эффективности от них никакой, важности для вас они не представляют, а время приходится потратить.
Подобным образом классифицировал цели американский президент Эйзенхауэр.
Не пугайтесь, речь не идет о живом представителе фауны. Знаменитый бизнесмен Брайан Трейси, в совершенстве владевший искусством управлять временем, проводит параллель от лягушки к самому важному, и, как правило, неприятному делу, которое запланировано первым.
Иначе она целый день будет преследовать вас, и создавать дискомфорт и . Как только вы поймете, что серьезное и неприятное дело закончено, рабочий день покажется вам не таким уж длинным и ужасным.
Распределяя дела в порядке убывания их значимости по списку, задавайте себе вопросы в следующем порядке:
Какое из предстоящих дел важнейшее?
Какое из предстоящих дел нельзя доверить никому, кроме себя? Что лучше сделать самому, а что отдать подчиненным, и использовать оставшееся время на выполнение еще одной задачи?
Как можно повысить эффективность исполнения каждой из поставленных задач?
Отвечайте на каждый из поставленных вопросов. Это позволит увеличить эффективность вашего труда в разы.
Важно соблюдать принцип трех «нет». Это свод трех правил:
«Нет» №1. Никогда не беритесь помогать кому-то решать его задачи в тот момент, когда заняты одним из пунктов своего дела. Учитесь говорить «нет» так, чтобы . Он должен понять, что вы ничего не имеете против него, вам действительно нужно закончить важное дело;
«Нет» №2. Говорите «нет» себе в тот момент, когда вы хотите поучаствовать в разговоре коллег о погоде или внеочередном чаепитии;
«Нет»№3. Рядом со списком дел разместите еще один перечень – того, что вы делать не станете никогда. Это те дела, которые не приносят пользы, и не добавляют эффективности вашей работе.
Вы не замечали, что у успешных руководителей на столе нет завала из документации, ручек и другой канцелярии? На нем чисто, лежит пара бумаг, которые требуют срочного внимания.
Вам знакомо чувство, когда на рабочем столе скапливается сразу множество неотложных бумаг, исполнить неотложное поручение, а в электронной почте десять важных писем, на которые нельзя не ответить? Паника нарастает ежесекундно, выхода нет, и вы сегодня останетесь за рабочим столом в офисе.
Порядок действий следующий:
Закрываем глаза;
Делаем вдох;
Выдыхаем;
;
Считаем до тридцати;
Открываем глаза
Выбираем срочное дело и работаем методично и целенаправленно.
Сохраняйте душевное равновесие, не нервничайте, и не выходите из себя. Не стремитесь перенести на сегодня те дела, которые запланировали на завтра. Лучше дайте организму отдохнуть. Делайте в день столько, на сколько хватает сил. Не перегружайте организм, усталость имеет свойство накапливаться, и вы долго потом будете восстанавливать силы.
Не забывайте в список ежедневных дел включать и насущные потребности. К ним относятся следующие:
Время на отдых;
Сон;
Книгу;
Семью;
или бассейна;
Культурная программа (театр, кино, выставка).
Пунктуальность, с которой вы подойдете к планированию рабочих дел, даст возможность освободить дополнительное время для отдыха и семейных радостей. Человек — не машина, которая запрограммирована только на работу, у него есть физические и социальные потребности, чувство долга и обязательства перед родными людьми.
Не ставьте на первое место профессиональную карьеру. Главное для человека – личное счастье, которое основано на любви и заботе к близким. Чем счастливее человек в кругу семьи, тем больше он любит свою работу и отдает ей максисмум энергии и сил.
8 февраля 2014, 12:45
