Коммерческое предложение – документ, являющийся одним из важных элементов переговоров с клиентом, раскрывающий выгоды и преимущества от взаимодействия с компанией-поставщиком и предлагающий приемлемые для обеих сторон условия сотрудничества.
Доля ритейлеров(розничный продавец), использующих этот инструмент для оценки перспектив дальнейших отношений невелика, большинство воспринимают как формальность, а те, что все-таки требуют предоставить коммерческое предложение, как правило, весьма крупные и сложные в переговорах клиенты, поэтому за редкими исключениями этим делом будут заниматься более компетентные сотрудники.
Коммерческое предложение играет особую роль в продвижении бизнеса, а также увеличении прибыли. Но для того чтобы получить от него реальную пользу, необходимо знать, что именно в нем должно быть, как правильно его оформлять.
Требования к оформлению коммерческого предложения минимальны. На главной странице необходимо расположить логотип компании. Текст под ним необходимо писать одним шрифтом. Для того чтобы выделить обращение, стоит воспользоваться более крупными буквами. Учтите, что коммерческое предложение должно быть направлено на конкретного получателя. Располагать его данные необходимо в правом углу.
Во время оформления коммерческого предложения не стоит использовать никакие сокращенные формы. В том случае, если все же нужно воспользоваться единицами измерения, то все они должны принадлежать к определенному виду. При этом стиль их подачи должен быть одним. Учтите, что в дальнейшем потребитель может обратиться к вам за более подробными данными.
Не менее внимательно нужно относиться и к содержанию коммерческого предложения. Во время его оформления ни в коем случае не стоит смешивать различные стили, используя одновременно обывательский, а также профессиональные стили. По этому принципу составляют и новини. В отношении объема коммерческого предложения особых требований нет. В том случае, если коммерческое предложение достаточно объемно, то весь текст стоит разделить на несколько частей, а также обозначить их подзаголовками. При этом оптимальный размер абзаца должен составлять около 4-6 строк.
Каждое коммерческое предложение состоит из вступления, в котором описывается обращение. Далее подаются наиболее важные данные, факты, а также прочие данные, с помощью которых можно подтвердить важность коммерческого предложения. Если вы планируете реализовать различные товары, то вам стоит дополнить документы фотографиями, разнообразными схемами и описанием различных параметров.
По окончанию нужно еще раз акцентировать внимание на том, что условия, на которых вы предлагаете сотрудничество, являются наиболее выгодными. Помимо этого, нужно перечислить то, что нужно выполнить человеку, чтобы вы с ним сотрудничали. Если ваше предложение заинтересует, то человек просто вам позвонит.
Таким образом, используя вышеперечисленные рекомендации при написании коммерческого предложения, поможет вам реализовать собственные товары.
СОСТАВЛЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Понятие и значение коммерческого предложения
Коммерческое предложение –это деловое письмо, которое Вы направляете в адрес потенциальных партнеров (покупателей товара) с целью установления деловых отношений и заключения коммерческих сделок.
Коммерческое предложение – один из способов прямой продажи своей продукции, поскольку Вы посылаете его покупателю и предлагаете свои услуги по продаже товара прямо по адресу.
Фирма, получившая Ваше коммерческое предложение и заинтересовавшаяся им, ответит Вам. Это значит, что у Вас есть шанс завязать с фирмой не только деловые отношения, но и получить заказ на поставку товаров.
Таким образом, в условиях рынка коммерческое предложение почти означает заказ, а заказ это торговля, прибыль, смысл бизнеса.
Почему почти? Потому что от того, насколько грамотно и компетентно составлено предложение, зависит первое впечатление партнера о Вашей фирме и товарах.
Коммерческое предложение составляют в двух случаях:
Первый: Коммерческое предложение составляется в ответ на запрос (см. учебный элемент “Составление запроса”)
Второй: Коммерческое предложение фирмы посылают по адресам в различные фирмы “веером” без предварительного запроса, т.е. всем потенциальным партнерам по бизнесу, которые так или иначе связаны с реализацией аналогичной продукцией. Поэтому Вам необходимо подготовить столько коммерческих предложений, сколько деловых контактов вы бы хотели бы иметь.
Правовой статус коммерческого предложения
Направляя коммерческое предложение в адрес покупателей, Вы не имеете перед ними никаких правовых обязательств, т. к. коммерческое предложение – это обычное деловое письмо. Получив Ваше коммерческое предложение, покупатель может Вам ответить или не ответить. Все зависит от того, насколько Ваше предложение его заинтересовало.
Коммерческое предложение вы можете дать в следующих формах:
устно (по телефону, при личной встрече);
письменно (по почте, факсу и т.п.)
I. Оформление коммерческого предложения
Коммерческое предложение относится к разряду деловых писем, поэтому его Вам следует оформлять в соответствии с общепринятыми правилами оформления деловых писем (см. учебный элемент “Оформление деловой переписки с зарубежными партнерами”).
Коммерческое предложение оформляется с одной копией.
Коммерческое предложение как деловое письмо (см. образец Коммерческого предложения) имеет свои реквизиты:
внутренние.
Внешние реквизиты
К внешним реквизитам относятся:
Заголовок - Позиция
Дата отправления письма - Позиция
Наименование и адрес получателя - Позиция
Указание на содержание письма - Позиция
Обращение - Позиция
Основной текст письма - Позиция
Заключительная формула вежливости - Позиция
Должность - Позиция
Подпись отправителя - Позиция
Позиция заполняется при обработке Коммерческого предложения. См. раздел II.Обработка Коммерческого предложения.
Позиции 1-10 являются обязательными при оформлении Коммерческого предложения. Кроме них могут быть:
Указание на приложения (каталоги, прайс-листы, буклеты и т.п.)
Постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму
Уведомление о наличии копий
Все позиции Коммерческого предложения оформляются по общим требованиям оформления деловых писем.
Отличие Коммерческого предложения от других деловых писем заключается в том, что это письмо имеет свое название - Позиция : Указание на содержание письма.
На этой позиции Вы должны написать “Коммерческое предложение”
Внутренние реквизиты
К внутренним реквизитам относится содержание текста Коммерческого предложения - Позиция : Указание на основной текст письма.
Вам как продавцу продукции, необходимо сообщить потенциальным покупателям какой товар, по каким ценам на каких условиях Вы реализуете. Поэтому в целом, содержание текста коммерческого предложения сводится к следующему: “сообщаем Вам такую-то информацию”.
Какую информацию обычно сообщают в коммерческом предложении?
Это может быть:
общие сведения о своей фирме;
ассортимент товаров и список цен по ним;
параметры качества товаров;
условия поставки;
сроки выполнения заказов.
Вместо выше перечисленной информации, Вы можете просто выразить в письме готовность и желание сотрудничать на взаимовыгодных условиях и выслать в качестве приложений свой каталог, цветные проспекты, прайс-листы и т.п., из которых Ваш партнер сможет узнать информацию о Вас и Ваших товарах.
Образец Коммерческое предложения:
|
ЗАО“Дизайн Плюс” Санкт-Петербург, 199026, ВО, 2-линия, 35. ООО“Энергомашкомплект” Невский пр. 25, Санкт Петербург, 193567, Россия. Дата __________________ Коммерческое предложение Уважаемые господа, Фирма ООО“Энергомашкомплект” готова рассмотреть Ваши запросы и выполнить заказы на изготовление и поставку пиломатериалов из следующих древесных пород: Хвойные: сосна ель кедр пихта. Лиственные: береза, дуб, вяз, осина, ольха. Породы красного дерева. На Ваш запрос вышлем наше предложение и оговорим взаимовыгодные условия поставки. Наша фирма ООО“Энергомашкомплект” работает на Российском рынке в области энергетики уже 5 лет и зарекомендовала себя как надежный партнер. С нами сотрудничают такие крупнейшие предприятия Санкт-Петербурга как АО “Ленинградский Металлический Завод”, АО“ЛенЭнерго”. В настоящее время мы с успехом осваиваем еще одну область коммерческой деятельности – работа на заказ по изготовлению и поставке пиломатериалов из вышеперечисленных древесных пород, а также иных пород по желанию клиентов. Будем признательны за скорейший ответ. Надеемся на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество. С уважением,Директор И.П.Петров |
|
II. Обработка Коммерческого предложения
Обработка Коммерческого предложения включает в себя:
Регистрацию Коммерческого предложения.
Подшивку Коммерческого предложения.
1. Регистрация Коммерческого предложения
Регистрация Коммерческого предложения заключается в том, что Вам нужно отметить дату отправки Коммерческого предложения и ожидаемую дату получения ответа.
Даты пишутся цифрой и включают число, месяц, год.
Датой отправления Коммерческого предложения считается дата его регистрации в исходящих письмах у секретаря - Позиция
Дату ожидания ответа Вы выбираете сами, исходя из того, на сколько быстро Вы бы хотели получить ответ на свое Коммерческое предложение.
Дата ожидания пишется от руки средством, сохраняющим запись, и ставится прямо на самом Коммерческого предложения в верхнем левом углу – Позиция : Указание на дату ожидаемого ответа.
Дату ожидания пишут для того, чтобы контролировать сроки получения ответа. Если клиент не ответил в указанный срок, то его ответ уже не будет учитываться при рассмотрении.
Если Вы заинтересованы в получении ответа в определенный срок, Вы можете в тексте Коммерческого предложения уточнить сроки ответа.
2.Подшивка Коммерческого предложения.
Для учета отправленных Коммерческих предложений, Вы должны завести папку, в которой Вы будете их хранить. На этой папке Вы пишете ее название: “Коммерческие предложения”.
Если эта папка уже была ранее заведена, Вы подшиваете копию оформленного Коммерческого предложения, после того как его зарегистрировали.
Подшивка осуществляется снизу вверх по порядку оформления Коммерческих предложений - сверху всегда лежит последний, отправленный и зарегистрированный Коммерческое предложение.
Для увеличения нажмите на изображение
Варианты 1 |
Варианты 2 |
|||
Вид в OUTLOOK |
Вид в Gmail |
Вид в OUTLOOK |
Вид в Gmail |
|
 |
 |
 |
||
Вид в WEB |
Код HTML |
Вид в WEB |
Код HTML |
|
 |
 |
 |
|
|
Варианты 3 |
Варианты 4 |
|||
Вид в OUTLOOK |
Вид в Gmail |
Вид в OUTLOOK |
Вид в Gmail |
|
 |
 |
|||
Вид в WEB |
Код HTML |
Сравните:
- что присылают от Вашей компании? - Вам что больше нравится? - А что привлекает Вашего клиента и заканчивается заключенным и оплаченным соглашением? |
||
 |
|
|||
Шаг 1 Определить цель
Коммерческие предложения создают для того, чтобы разослать всем потенциальным клиентам, а иногда - для того чтобы предоставить информацию после разговора по телефону или личной встречи. Вы можете внести в нее все товары и услуги, надеясь, что хотя бы одна из них нужна потенциальному клиенту, а можете « бить наверняка » - Узнав потребность, предложить и удовлетворить ее. Итак, первый шаг заключается в том, чтобы определить цель вашего коммерческого предложения.
Шаг 2 Запишите необходимую информацию
Теперь, когда у вас есть цель, вы знаете, какую информацию должна содержать ваша коммерческое предложение. Не старайтесь внести в нее все. Лучше небольшое количество востребованных данных, чем большое количество ненужных. Ничто не должно отвлекать клиента от главного. А главное - это те сведения о вашем товаре или услуге, которые служат достижению цели.
Шаг 3 Решите проблему
Опишите, какую проблему клиента решат ваши товары и услуги. Фокусировка на проблеме - один из признаков правильного коммерческого предложения. Это необходимо сделать обязательно, ведь если ваш товар или услуга не решают проблем, то зачем они собственно нужны вашему клиенту?
Шаг 4 Определитесь с ценой
Вам, безусловно, известно сколько стоят ваши товары и услуги. Но необходимо вспомнить о цели. Вы хотите начать сотрудничество с новым клиентом или продаете дополнительные услуги старому? Вам важнее многие клиенты при небольшой маржи прибыли или мало, но с большой? От этого зависит, какую цену следует указать, когда вы составляете коммерческое предложение.
Шаг 5 Сформируйте структуру коммерческого предложения
Когда вы составляете коммерческое предложение, обратите внимание на то, чтобы включить в него следующие принципиальные части:
Шаг 6 Оформите ваше предложение в деловом стиле
На это стоит потратить время. Правильное оформления коммерческого предложения увеличивает шансы, что ее прочитают, говорит о вашем внимании к деталям и просто производит приятное впечатление.
Шаг 7 (оформление)
Коммерческое предложение должно быть прежде всего информативной и не заставлять потенциального клиента выполнять какие-то дополнительные шаги, как
- открывать вложения самой коммерческого предложения
- содержать « тяжелые » файлы вложения (логотипы, скатываются, каталоги, которые потенциальный клиент не готов пересматривать, но должен принять и тд)
Лучше, разработку коммерческого предложения делать в HTML1 формате что дает возможность
1 сразу визуализировать, как логотип компании, для дальнейшего развития лояльности клиента к компании и отождествление решения проблем именно с Вашей компанией так и представить продукт, поскольку для импульса покупки нужно визуализация!
2. Координаты компании должны содержаться на видном месте и быть о дублированными
3. форма обратной н ’ связи должна быть настроенной так, чтобы потенциальный клиент не должен был менять программу, или окно программы.
4. сама коммерческое предложение должно быть о дублированная на внешнем ресурсе, в виде простого landing page Какой заставляет действовать и концентрировать внимание именно на предлагаемом продукте / услуге.
5. о ’ объем коммерческой должен содержаться максимум на 2 страницах (одна прокрутка скроллер)
6. Если есть сайт - вести клиента после предварительного ознакомления на него, ведь там есть более развернутой информации
Требования к коммерческим предложениям, которые направляются в Министерство иностранных дел и загранучреждения Республики Беларусь с просьбой об оказании содействия в продвижении производимой продукции и услуг на экспорт и поиске зарубежных партнеров - потенциальных покупателей белорусской продукции и услуг
1. Обращение коммерческой организации с просьбой об оказании содействия в продвижении производимой продукции и услуг на экспорт и поиске зарубежных партнеров - потенциальных покупателей белорусской продукции и услуг - должно быть составлено в форме коммерческого предложения.
2. Коммерческое предложение направляется в электронном виде с возможностью редактирования направленного файла.
3. Коммерческое предложение готовится на русском языке (при направлении в страны СНГ) и соответствующих иностранных языках (при направлении в страны вне СНГ). В случае направления в страны с редкими языками предложение составляется на английском языке.
4. Коммерческое предложение должно в обязательном порядке содержать следующую информацию о продукции:
4.1. область практического применения продукции и целевая группа маркетингового охвата (отрасли экономики, сфера деятельности потенциальных импортеров);
4.2. описание производимой продукции (цветное изображение товара, торговая марка, детализированный код ТН ВЭД, артикул, технические характеристики товара, название материала, штрих-код, вес и размеры, количество в товарной упаковке;
4.3. соответствие продукции требованиям международных и европейских норм, наличие международных сертификатов качества;
4.4. возможность гарантийного и сервисного обслуживания продукции за рубежом;
4.5. преимущества по сравнению с зарубежными аналогами;
4.6. базовая цена, базис формирования цены (ФОБ, СИФ и др.), возможные скидки, условия их предоставления;
4.7. условия поставки (минимальная / максимальная партия товара, транспортировка, хранение);
4.8. условия продажи продукции (прямые переговоры, тендеры, продажи через биржу);
5. Коммерческое предложение должно в обязательном порядке также содержать информацию о коммерческой организации:
5.1. адрес организации и контактные реквизиты (телефон, факс, электронный адрес и адрес сайта; фамилии и должности соответствующих работников предприятия); (Исходя из сложившейся практики потенциальные зарубежные партнеры ориентированы на установление прямых деловых контактов. В этой связи необходимо указывать контактные данные руководства и лиц, владеющих соответствующими иностранными языками.)
5.2. краткая информация о производителе, ссылка на адрес сайта с описанием продукции, в том числе на иностранном языке.
6. При обращении коммерческой организации с просьбой об оказании содействия в продвижении производимой продукции и услуг на экспорт и поиске зарубежных партнеров - потенциальных покупателей белорусской продукции и услуг, кроме коммерческого предложения, необходимо представить дополнительную информацию об имеющихся результатах проведенного самостоятельного маркетингового исследования зарубежных рынков:
6.1. перечень стран - потенциальных рынков сбыта продукции и услуг, а также данные об уже имеющихся контрагентах на данных рынках и опыте сотрудничества с ними;
6.2. краткая информация о предварительной маркетинговой проработке предложения (какие источники информации использовались, с какими зарубежными партнерами предложение прорабатывалось, результаты проработки, причины отказа зарубежного партнера от сотрудничества и другая аналогичная информация);
6.3. конкурентные преимущества предлагаемой к продвижению белорусской продукции по сравнению с зарубежными аналогами.
7. Также при обращении коммерческой организации желательно указать положительные примеры ее сотрудничества на зарубежных рынках, контакты с крупными иностранными партнерами и иные данные, которые могли бы быть полезны в работе торгово-экономических служб загранучреждений по продвижению на экспорт продукции и услуг.
8. При поставке сложнотехнической продукции целесообразно указать, где данная продукция уже используется. (При обращении об оказании содействия в продвижении производимой продукции в конкретную страну или регион.)
Образец коммерческого предложения можно скачать .
Загранучреждениями Республики Беларусь не принимаются к проработке коммерческие предложения, не отвечающие данным требованиям.
